Sebuah perusahaan atau lembaga dapat berdiri dan terus berkembang karena adanya dukungan sumber daya serta pengelolaan yang baik. Dimana setiap karyawan atau staf mempunyai hak serta kewajiban yang berkaitan dengan pekerjaan mereka di sebuah perusahaan. Administrasi adalah bagian dari pengelolaan perusahaan yang meliputi pendataan dan pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan agar bisa dioptimalkan.• Pengertian Administrasi
Administrasi adalah salah satu istilah yang memang sudah tidak asing lagi dalam dunia kerja. Kata administrasi sering dikaitkan dengan kegiatan catat-mencatat, surat menyurat dan sebagainya. Hal inilah yang menjadikan setiap lembaga, instansi dan perusahaan pasti memiliki sebuah sistem administrasi. Dimana aktivitas tersebut dilaksanakan oleh ahlinya yang disebut administrator atau staf administrasi.
Sedangkan secara sempit, administrasi adalah bentuk aktivitas yang meliputi surat menyurat, catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Administrasi juga dapat diartikan secara luas, yang mana administrasi adalah segala proses kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan memanfaatkan sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.
• Tugas Administrasi Perkantoran
Tugas utama Administrasi Perkantoran adalah melakukan perekapan data, mengelola dokumen dan tentunya menyimpannya secara terstruktur. Admin kantor juga perlu membangun hubungan baik dengan setiap karyawan. Karena lagi-lagi bidang yang dikerjakannya ini akan berhubungan dengan karyawan dan manejemen perusahaan.
Ada beberapa tugas yang perlu dilakukan oleh Administrasi Perkantoran, yaitu :
- Menerima Panggilan Telepon
Seorang admin kantor biasanya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar. Di sini perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, biasanya ya memang harus bertugas untuk menjawab telepon. Beda jika untuk perusahaan skala besar, biasanya sudah ada divisi lain semisal Customer Service.
Di sini tugas administrasi perkantoran sebagai penghubung juga. Kadang harus berhubungan dengan relasi dari kantor lain untuk urusan kerjasama bisnis dan lain sebagainya. - Membuat Agenda Kantor
Dari komunikasi melalui telepon, kadang ada relasi yang ingin bertemu dengan pimpinan perusahaan atau divisi lain. Tugas Administrasi Perkantoran juga harus menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, perlu adanya komunikasi dengan bagian lain agar jadwal bisa tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan. - Entri Data Perusahaan
Tugas utama di setiap kantor untuk pekerjaan ini biasanya adalah masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari klien, data informasi konsumen dan lainnya harus direkap. Jika perusahaan sudah ada divisi lain, misal divisi gudang, biasanya tugas admin kantor hanya merekap kesimpulan yang telah dilakukan dari divisi lain.
Administrasi perkantoran harus punya ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap dengan terstruktur agar mudah untuk dicarinya. - Melakukan Arsip Data
Agar data-data mudah dikelola, maka perlu dilakukan pengarsipan. Ini juga yang menjadi tugas Administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen dan apapun itu bisa terorganisir dengan baik.
• Unsur-unsur Administrasi - Organisasi. Organisasi adalah tempat di mana kegiatan administrasi biasa dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.
- Manajemen. Manajemen adalah alat utama untuk pelaksanaan administrasi. Di dalamnya terdapat pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.
- Komunikasi. Administrasi juga memiliki unsur unruk mengatur pola antar departemen.
- Kepegawaian. Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
- Keuangan. Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.
- Perbekalan. Administrasi ini berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan, hingga pemusnahan barang. Administrasi akan mendata semua barang yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
- Tata usaha. Tata usaha dalam administrasi meliputi berbagai macam pencatatam, penyimpanan, hingga pengiriman.
- Hubungan Masyarakat. Administrasi kemudian akan mengatur bagaimana sebuah organisasi atau perusahaan itu berhubungan dengan masyarakat hingga konsumen.
• Tujuan Administrasi
Tujuan administrasi sangat penting untuk perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan administrasi ini yang membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan.
Berikut beberapa tujuan administrasi yang perlu kamu ketahui:
- Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.
- Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.
- Administrasi bertujuan untuk menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.
- Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.
• Fungsi Administrasi
Selain tujuan administrasi, penting juga untuk mengenali fungsinya, yaitu sebagai berikut:
- Perencanaan (planning). Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.
- Penyusunan (organizing). Fungsi administrasi berikutnya adalah menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.
- Pengadaan tenaga kerja (staffing). Staffing merupakan fungsi administrasi untuk menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.
- Pemberian bimbingan (directing). Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugas dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan.
- Pengkoordinasian (coordinating). Fungsi administrasi adalah untuk mengkoordinasi seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi atau perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan dengan tempat dan waktu yang sama.
- Pelaporan (reporting). Fungsi administrasi sebagai pelaoran adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.
- Penganggaran (budgeting). Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.
• Ciri-ciri Administrasi
Untuk mencapai tujuan administrasi, kamu harus benar-benar memahami apa itu administrasi. Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah ciri-ciri administrasi, yaitu:
- Adanya suatu kelompok atau organisasi yang terdiri dari dua atau lebih.
- Terdapat kerja sama antar pegawai dan atasan.
- Terdapat suatu proses atau usaha.
- Adanya sebuah bimbingan, dalam kepemimpinan dan dalam pengawasan.
- Dalam sebuah perusahaan, organisasi, atau instansi harus memiliki satu tujuan.
Kebutuhan akan digital IT sangat dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari, Bead IT Consultant merupakan pilihan tepat sebagai partner anda,kunjungi website kami dengan klik link ini : www.beadgrup.com